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Cumprimento dos prazos está entre os maiores desafios do eSocial
   
     
 


20/07/2018

Cumprimento dos prazos está entre os maiores desafios do eSocial
Especialista orienta sobre como se adequar às novas regras e dá dicas sobre tecnologias que estão entre as aliadas desse desafio

Desde segunda-feira (16), passou a vigorar o eSocial obrigatório para micro e pequenas empresas em todo o Brasil, incluindo os Microempreendedores Individuais (MEIs) com empregados e segurados especiais. A medida segue o cronograma da Receita Federal, iniciado em 2017.  Companhias podem ser penalizadas caso não entrem no eSocial da maneira correta. Entre as regras, está o cumprimento de prazos mais rígidos, que caso não sejam cumpridos, sujeitarão às empresas o pagamento de multas. 

“Os desafios para alimentar o eSocial com dados em tempo hábil são muitos. A tecnologia é uma grande aliada e contribui para o cumprimento dos prazos, uma vez que possibilita às empresas disponibilizarem informações sobre o colaborador em tempo real”, explica Juliana Bittencourt, gestora de RH da Ahgora Sistemas, empresa que desenvolve tecnologias para Gestão de Pessoas. Segundo ela, a tecnologia exclui a necessidade, por exemplo, de migrar informações do papel para o digital, o que poupa um tempo significativo, já que as informações nascem digitalizadas. 

Desenvolvido para facilitar o envio de dados trabalhistas ao governo e facilitar a fiscalização, o eSocial modificou a forma como as empresas tratam as informações dos seus funcionários. Um exemplo disso é o caso de admissão. Antes do eSocial, a empresa tinha o prazo de sete dias para realizar o informe. A partir da implantação do sistema, o arquivo precisa ser enviado antes mesmo que o funcionário inicie as atividades. Outro quesito que teve redução no prazo é a notificação de horas extras, que antes precisava ser informada até o mês seguinte, agora precisa ser cadastrada até o término do mês vigente.    

Tecnologia a favor do eSocial

A tecnologia facilita o  dia a dia das empresas com ferramentas que disponibilizam os dados do trabalhador em tempo real. Isso significa que informações relativas ao funcionário podem estar disponíveis no momento em que o fato acontece, garantindo toda a agilidade necessária para alimentar o eSocial. 

Uma das formas de se dar agilidade a esse processo, segundo Juliana, é contar com um sistema de controle eletrônico da jornada de trabalho - com softwares hospedados na nuvem - que fornecem dados a partir da Inteligência Artificial e da Internet das Coisas (IoT). 

Outro desafio que se coloca como obstáculo ao cumprimento de prazos é o fato de que boa parte dos processos de RH ainda funcionam em uma cultura baseada no papel. O tempo gasto para digitalizar esses dados afeta a agilidade tão necessária para cumprir com  o eSocial em tempo hábil. Dados que teriam que ser transferidos do papel para o digital - como atestados médicos, exames periódicos e demissionais - não precisam mais ser feitos, quando a empresa conta com um sistema de ponto que possibilita incluir estes e outros documentos de forma digital, deixando-os disponíveis de forma fácil. 

“A verdade é que para se adequar às novas regras, as empresas terão que investir na modernização dos processos. O controle eletrônico da jornada de trabalho que fornece informações em tempo real se mostrou uma das ferramentas essenciais para minimizar  problemas com multas e outras penalidades”, explica Juliana.

O uso de tecnologias apropriadas passa a ser essencial para as organizações que tem como foco a competitividade e a necessidade de se adequar  às constantes mudanças nas leis fiscais e trabalhistas. 

Fonte: Assessoria de Imprensa
Autor: Tatiane Dores da Silva
Revisão e edição: de responsabilidade da fonte
Autor da foto: Divulgação


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